gestion de feuilles de temps

18 juin, 2021

Construction Sorel: solution pour la gestion des feuilles de temps

Depuis 1982, Construction Sorel réalise des projets d’envergure dans toutes les régions du Québec parmi les secteurs commerciaux, industriels et institutionnels. L’entreprise québécoise est spécialisée dans les travaux de coffrage de béton et dans la mise en place de dômes de béton. Entourée d’une équipe de 250 employés, Construction Sorel a contribué, entre autres, à la création du parc éolien Pierre-De Saurel et à la construction de dômes d’entreposage en béton du lac Bloom.

Le contexte

Comptant environ 250 employés, il est essentiel pour Construction Sorel d’avoir un système de gestion des feuilles de temps qui correspond à ses besoins et à ses particularités. Surtout, dans le cas où l’entreprise a des employés qui travaillent dans les bureaux (payés à l’année ou à l’heure) et d’autres qui travaillent sur les chantiers (payés à l’heure). La nature de leurs activités est très distincte et la façon de calculer leurs heures aussi donc la solution doit être capable de prendre en charge ces deux réalités.

L’entreprise nous a donc confié une mission : créer une solution intuitive, facile à utiliser, grâce à laquelle ses employés, peu importe leur poste et leur réalité, peuvent entrer leurs heures selon le projet sur lequel ils travaillent et selon leurs activités sur ce dernier.

construction Sorel

La solution

Ce qui devait au départ n’être qu’une simple solution de gestion de feuilles de temps capable de prendre en charge différentes saisies de données s’est transformée en une solution de gestion de projets avec des fonctionnalités de :

  • Planification de projet afin de prévoir le nombre d’employés nécessaires pour des; projets de construction à venir;
  • Assignation des projets aux bonnes personnes;
  • Possibilité de permettre aux contremaîtres de faire des rapports journaliers;
  • Inscription des heures sur les feuilles de temps adaptées aux deux réalités (administration et chantier).

Les défis

Un des premiers défis était de créer une solution qui fonctionne sur toutes les plateformes utilisées par les employés : ordinateurs Windows ainsi que des tablettes et des téléphones Apple. Notre équipe a donc opté pour une application Web accessible à tous.

Bien qu’il existe plusieurs solutions sur le marché pour gérer les feuilles de temps, elles ne correspondaient pas aux besoins spécifiques de Construction Sorel. Notre plus gros défi était donc de créer sur mesure cet outil. Au cours du processus, nous avons constaté qu’il ne suffisait pas de construire un système de gestion de feuilles de temps, mais bien aussi d’intégrer des fonctionnalités comme la planification et l’assignation de projet pour faciliter la gestion de temps et limiter les erreurs de saisie. Il fallait absolument que les chargés de projet puissent, de façon très simple, documenter les étapes essentielles de chaque projet tout en divisant les heures de travail de manière équitable et selon la charge de travail.

application Web

Les bénéfices

La gestion des feuilles de temps et la saisie des heures sont un défi en soi pour toutes les entreprises! Si votre système est manuel ou qu’il n’est pas adapté à vos besoins, comme c’était le cas avec Construction Sorel, les feuilles de temps peuvent être sujettes à de nombreuses erreurs, les employés soumettent leurs feuilles en retard, etc.
Grâce à la création et à l’implantation d’une solution sur mesure, les employés remplissent leurs feuilles de temps en fonction des tâches et de leurs projets. Construction Sorel est donc maintenant en mesure de planifier beaucoup plus facilement ses projets et de prévoir les ressources nécessaires. Les chargés de projet ont un portrait plus juste des activités en cours ainsi ils peuvent ajuster au besoin et réaffecter certaines tâches pour les urgences.

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Quelles sont les étapes d’un projet de développement d’applications Web? 

  1.  Phase de découverte et définition de vos besoins

La toute première étape est d’apprendre à vous connaître et à identifier vos besoins. Afin de concevoir une application Web qui répond à vos attentes, nous devons, ensemble, définir quels sont vos impératifs et vos particularités liés à votre domaine.  

  1. Les détails du projet combinés à la méthode Agile 

Auparavant, nous faisions des analyses complètes où nous essayions de tout prévoir, étape par étape. Cette méthode s’avérait neuf fois sur dix désastreuse puisque chaque projet est unique et évolue constamment. L’univers des TI et du développement logiciel a donc créé la méthode « Agile ». Chez ProWinDev, nous avons choisi d’aborder chaque projet de cette manière.

Mais qu’est-ce que c’est exactement la méthode Agile? En gros, ce modèle consiste à simplifier le processus de flux de travail ainsi qu’à créer une équipe beaucoup plus souple et capable de s’adapter aux exigences (souvent changeantes) des clients. Bref, les phases du projet ne sont pas coulées dans le béton.  

Les objectifs de la méthode Agile : 

  • Améliorer la satisfaction des clients
  • S’adapter et accepter le changement
  • Coopérer facilement avec tous les membres du projet
  • Créer efficacement des logiciels/solutions/applications opérationnels
  • Simplifier le processus de développement
  • Déployer plus rapidement les produits et des mises à jour

Cette méthode représente simplement le « gros bon sens ». C’est-à-dire que nous ne passons pas tout notre temps à réécrire des projections de fonctionnalité, mais plutôt nous misons sur la collaboration. Nous attaquons un projet dans sa globalité! Durant tout le processus de développement (même à la toute fin), il n’est pas rare qu’après une discussion avec le client que certaines fonctionnalités soient abandonnées (obsolètes ou superflues) alors que d’autres, qu’il n’avait pas encore imaginées, s’avèrent incontournables. 

La méthode Agile demande beaucoup de transparence de notre part et de la confiance de la part de nos clients étant donné que nous ne pouvons déterminer un coût fixe dès le départ pour le développement de la solution. 

  1. Développement de l’application Web 

Ici, c’est le moment où notre programmeur s’éclate! Il construit de A à Z votre application Web : il développe un prototype, il vous le présente, il résume les fonctionnalités et il l’améliore ou l’ajuste au besoin.

  1. Déploiement et tests

On y est presque! Lorsque l’application Web est terminée, nous la déployons sur un environnement test pour ensuite faire plusieurs essais. Nous vérifions si tout fonctionne et si nous devons faire des ajustements. De plus, vous nous donnez vos impressions et les modifications que vous voulez faire.

  1. Déploiement en production

Une fois les tests faits et l’application approuvée, nous installons une version officielle.

  1. Documentation et formation 

Rien n’est joué si personne ne sait comment utiliser votre nouvel outil! Soit vous faites appel à nous pour vous former ou vous choisissez un employé pour former toute l’organisation à l’aide de la documentation fournie.